Вид графики рекламирующий товары приглашающий посетить театры и выставки

Обновлено: 19.09.2024

Такой вид корреспонденции, как письмо-приглашение, может использоваться при необходимости пригласить лицо на какое-либо мероприятие, совещание, собеседование, выставку или семинар. Некоммерческие деловые письма часто используются в сфере предпринимательства. Рассмотрим, как составить такой документ для различных случаев.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Функции письма-приглашения

Письменное приглашение позволяет решить такие задачи:

Если у организации нет возможности пригласить какое-либо лицо лично или по телефону, то данное письмо будет хорошим вариантом.

Как передать письмо-приглашение

Письмо-приглашение на какое-либо мероприятие можно передать адресату несколькими способами:

Лично в руки или курьером. При этом способе можно пригласить также и устно.
Почтовым отправлением. Для особо важных событий нужно отправлять документ ценным письмом с уведомлением о вручении с описью вложений. Нужно учитывать, что отправлять письмо следует заранее, чтобы оно успело прийти вовремя.
Посредством электронной почты. Удобный вариант для отправки письма-приглашения на собеседование, выставку и т.д.

Особенности составления письма-приглашения

При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения. Особое внимание требуется уделить грамотности: не должно быть орфографических, пунктуационных и других ошибок. Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций.

Бланки письма-приглашения компания может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.

В письме нужно указать такие сведения:

Письмо завершает подпись отправителя письма. Кроме того, нужно указать его ФИО и должность.

К сведению! При необходимости можно приложить брошюры, карты, программу мероприятия, список докладчиков и другое.

Ниже представлены примеры писем-приглашений для различных ситуаций. Можно смело ими воспользоваться, изменив необходимые данные.

Письмо-приглашение на собеседование

Чаще всего на собеседование кандидатов на должность приглашают по электронной почте. Особенности письма: конкретика в изложении, уважительное обращение, официально-деловой стиль речи. Обязательно указывают наименование компании, наименование вакансии, адрес, контакты работника отдела кадров, перечень документов, которые соискатель должен взять с собой.

Подписать данное письмо может работник отдела кадров организации.

Тихонову Александру
Анатольевичу

Приглашение

Уважаемый Александр Анатольевич!

Приглашаем Вас на собеседование в наш офис по адресу: г. Ижевск, ул. Садовая, д. 12, оф. 14, 20 декабря 2020 года в 11:00. Просим Вас при себе иметь паспорт для оформления разового пропуска.

По всем возникающим вопросам можно обратиться по телефону: 8 (3412) 22-12-13.

Письмо-приглашение на мероприятие

Под мероприятием можно понимать конференции, круглые столы, встречи, форумы, презентации, съезды, то есть разного рода деловые встречи. Особенностями письма-приглашения в данном случае будут: описание мероприятия, адрес, программа мероприятия, требования к гардеробу (при необходимости).

Индивидуальному предпринимателю
Сомовой Полине Сергеевне

Приглашение

Уважаемая Полина Сергеевна!

В программе: парфюмерная дегустация, фуршет.

Ответственный за мероприятие
Александра Ивановна Бекк, тел.: 8 (8332) 66-66-66

Письмо-приглашение на семинар

Данное письмо-приглашение копирует по своей структуре другие письма. В тексте нужно указать тему семинара, вопросы, которые будут разобраны во время мероприятия, что даст приглашенному участие на семинаре. Также если адресат перед участием должен выслать какие-либо анкетные данные, то об этом нужно обязательно предупредить. Регистрационную форму можно прикрепить к письму.

К сведению! Не помешает указать и ориентировочную продолжительность семинара.

Приглашение

Уважаемый Кирилл Кириллович!

В ходе семинара мы будем обсуждать такие актуальные вопросы, как:

самые привлекательные сферы российского бизнеса для западных инвесторов;
как найти зарубежных инвесторов;
условия сотрудничества с зарубежными инвесторами;
продвижение российского бизнеса на международном рынке.

Участие в семинаре позволит Вам ознакомиться с опытом своих коллег, поделиться собственными наработками и расширить список деловых контактов.

Ориентировочная продолжительность семинара — 3 часа.

Ответственный за мероприятие: Соколов Степан Степанович, тел.: 8 (843) 777-66-55

Письмо-приглашение на участие в тендере

Организацию можно пригласить поучаствовать в тендере. В письме для этого важно отметить сроки подачи заявки на участие, объект тендера, адрес для отправки заявки, поскольку для оформления заявки необходимо соблюсти особый порядок.

Формы для заполнения (анкету, заявку, тендерное предложение и др.) необходимо приложить к письму.

Приглашение

Уважаемый Александр Александрович!

Для того чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие в тендере и тендерное предложение и пришлите документы до 20 декабря 2020 года на адрес электронной почты, указанной в приложении к письму, обязательно написав в теме письма название тендера.

Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется Ваша компания.

Документы, необходимые для ознакомления и заполнения, прилагаем.

Письмо-приглашение на выставку

Если компания организует выставку или выставляет свою продукцию где-либо и заинтересована привлечь как можно больше контрагентов, то отправка писем-приглашений на данное мероприятие будет хорошим решением.

Письмо должно содержать название выставки, адрес, место нахождения стенда с выставочными образцами. Также можно отметить, какую выгоду приобрет посетитель выставки: сможет пообщаться с менеджерами, ознакомиться с продукцией, заключить договор, получить образцы и т.д. У адресата должно возникнуть желание посетить указанное мероприятие.

Приглашение

Уважаемый Константин Константинович!

Все дни выставки с 10:00 утра до 20:00 на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества.

У Вас будет уникальная возможность сделать отборку продукции и первыми приобрести новинки, а также получить аксессуары и рекламные материалы.

Наш стенд будет находиться рядом с северным входом, номер стенда – 14.

Единого образца всех писем не существует, поскольку их содержание будет зависеть от множества факторов: характера мероприятия, на которое приглашается лицо, степени знакомства отправителя и адресата. Даже для одной и той же ситуации в связи с этим могут быть написаны письма с разным содержанием.

Кроме представленных образцов, на нашем сайте можно скачать также письмо-приглашение (вызов на совещание) и гарантийное письмо-приглашение иностранного гражданина.

Продуманность каждой детали в создаваемом строении – основная составляющая совершенно любого проектируемого торгово-выставочного комплекса. С большим количеством требований, предъявляемых к площадке для выставок, к примеру: освещенность внутренних помещений, налаженная работа всех коммуникаций, от проектировщика требуется заранее рассчитать все возможные нюансы, которые в последствии могут возникнуть в процессе проведения мероприятий. Прежде чем возвести объект, который станет местом проведения всевозможных форумов, конгрессов и выставок, необходимо максимально ответственно подойти к вопросу идеи и разработки проекта, миновав тем самым возникновения различного рода задач, которые необходимо будет решать в будущем.

Важным фактором является создание достаточно развитой инфраструктуры, в которую будут входить:

грамотное обустройства всех коммуникаций, позволяющее решать инженерные вопросы, не используя дорогостоящие строительные манипуляции;
организация подъездов к строению, входов и выходов для рационального использования необходимых атрибутов для любого здания позволит вам увеличить сдаваемые в аренду площади;
проектирование различных вспомогательных помещений, которые играют немаловажную роль в обслуживании мероприятий и здания в целом;
обустройство качественных систем вентиляции и отопления. Как, например, использование всевозможных энергосберегающих компонентов позволяющие сэкономить на оплате коммунальных услуг. Наличие просчитанной и продуманной системы безопасности для защиты от внештатных ситуаций, оберегающие людей и материальные ценности.

Современная типология выставок

5 признаков классификации выставок

географический состав экспозиции зависит от того, какие страны или регионы представлены;
тематический признак;
значимость мероприятия для страны, региона или города;
на какой территории проводится выставка;
время функционирования выставки;

Виды

Художественная выставка – публичный временный показ художественных произведений. Является основной формой ознакомления зрителей с различными жанрами изобразительного и декоративно-прикладного искусства.

Персонально-монографическая – выставка одного единственного и неповторимого художника :-D.

Тематическая – выставка работ нескольких художников, в различных техниках. На такой выставке могут быть представлены скульптура, живопись и графика, но одной тематической направленности.

Мемориальная – выставка, которая организуется в память о художнике в случае его смерти.

Групповая – экспозиция, объединяющая творчество нескольких художников.

Парная – выставка двух авторов.

Международная – выставка работ художников из разных стран.

Периодическая – ежегодная, например, бьеннале современного искусства.

Стационарная – постоянная экспозиция, выставки в музеях.

Передвижная – выставка, которая перемещается из одного города в другой.

Эта работа началась в 2001 году и продолжается до сих пор.

За это время регистрировались специалисты, которые хотели посетить выставки таких известных организаторов, как ЛенЭкспо, Рестэк, Примэкспо, Фарэкспо (Санкт-Петербург), Защита Экспо, Асти Групп, Росинэкс, М-Экспо, IPSA Expo (Москва) УралЭкспоЦентр (Екатеринбург), Южно-Российский Экспоцентр (Ростов-на-Дону) и КраснодарЭкспо (Краснодар). Соответственно выставки этих городов и рассматриваются в данной статье.

Тематика выставок, на которые можно было получить приглашения, очень разнообразна: от универсальных, ярморочных − до специализированных проектов.

Приводимые здесь данные были собраны нами за период с 2001 по конец 2003 года, так что временной интервал также достаточно широк.

− Выработка ценовой политики

− Обмен идеями с коллегами

− Отслеживание тенденций рынка

− Оценка возможностей конкурентов

− Поддержка существующих контактов

− Поиск новой продукции / технологии

− Проведение предварительных переговоров

− Установление новых контактов

Какие результаты были получены

Результат приводится в таблице

Интересным оказывается другое − эти цифры (они отражают, напомним, средние показатели для 17 000 анкет), практически не меняются от выставки к выставке, не зависят от тематики, города проведения или организатора.

Мы выяснили, как распределяются ответы отдельно для строительных выставок, продовольственных и машиностроительных.

Результат с точностью до 1% был одинаков.

Также мы сравнили ответы для московских выставок и выставок в Санкт-Петербурге. И здесь результат был практически неразличим.

Когда мы считали, как распределяются данные по выставкам только одного организатора,

то также не обнаружили каких-либо заметных отличий.

Более того, отражают общую картину и данные по отдельным выставкам. При обработке этих данных следует сделать одно замечание: распределение может и сильно отличаться от данных в таблице, но при условии, что количество анкет для этой выставки невелико, менее 50 штук

Вот такая закономерность

Таким образом, мы считаем, что обнаружили фундаментальную закономерность − именно так распределены интересы специалистов, которые являются посетителями выставок, и это распределение не зависит ни от географического региона, ни от тематики, ни от организатора выставки.

Можно справедливо заметить, что опрос проводился через ИНТЕРНЕТ, то есть среди специфической аудитории, мнение которой не обязательно совпадает с мнением всех посетителей выставок.

Для прояснения ситуации мы сравнили полученные данные с данными опросов посетителей, которые проводились непосредственно на самих выставках.

Наши специалисты использовали данные опросов посетителей выставок Полиграфия 2002 (820 анкет) и Российский промышленник 2003 (960 анкет). Обе проходили в Санкт-Петербурге.

Данные приведены в таблицах

Полиграфия 2002

Для чего специалисты идут на выставки	% от опрошенных
Установление новых контактов, поиск партнеров	59
Поиск новой продукции / технологий	57
Отслеживание тенденций рынка	48
Поддержание существующих контактов	29
Проведение предварительных переговоров	26
Обмен идеями с коллегами	26
Оценка возможностей конкурентов	24
Нахождение заказов	23
Выработка ценовой и ассортиментной политики	17

Российский промышленник 2003

Для чего специалисты идут на выставки	% от опрошенных
Установление новых контактов, поиск партнеров	58,5
Поиск новой продукции / технологий	51,6
Отслеживание тенденций рынка	39,3
Проведение предварительных переговоров	34,9
Поддержание существующих контактов	33,5
Обмен идеями с коллегами	28,6
Нахождение заказов	26,9
Оценка возможностей конкурентов	23,8
Выработка ценовой и ассортиментной политики	15,3

Как видно, сходство достаточно устойчивое. Таким образом, похоже, что мнение интернет-аудитории в общих чертах совпадает с общим мнением посетителей выставок.

Поэтому мы возьмем на себя смелость утверждать, что распределение целевых установок специалистов при посещении выставок носит общий характер, не зависит от тематики и города, в котором проводится выставка.

Сделаем еще два небольших замечания.

Вопросы, ответы…

Проводимые на каждой выставке опросы всегда преследуют определенные цели, поэтому и формулировка вопросов и их содержание могут быть совершенно различными.

Но, несмотря на это, результаты других опросов находятся в согласии с нашими данными.

В качестве примера можно привести данные анкетирования посетителей, которые предоставила нам директор по маркетингу выставочной компании Примэкспо Ольга Шестакова. Анкетирование посетителей проводилось на выставках Москвы и Петербурга, тематический спектр выставок достаточно широк − медицина, строительство, офисные принадлежности, электроника. Особую ценность представляет тот факт, что посетители этих выставок также опрашивались нами через Интернет.

Вот в качестве примера опрос посетителей выставки Батимат Санкт-Петербург 2002 и 2003 годов.

Вот данные по выставке ЭкспоЭлектроника, Москва, также 2002 и 2003 годов

Для чего специалисты идут на выставки	2002	2003
Узнать о новых технологиях и продукции	64,2	65,8
Установить новые деловые контакты	−	44,9
Поиск новых поставщиков	52,4	−
Поддержать существующие деловые контакты	−	26,0
Посетить семинар, конференцию	10,2	18,9
Приобрести продукцию / услуги // Закупка образцов	11,3	17,8
Оценить возможностей конкурентов	11,2	−
Выработка ценовой и ассортиментной политики	8,6	−
Продажа своего продукта / услуги	6,5	−
Предварительно запланированные встречи	5,5	−
Другое	0,8	2,9

Заключение

Еще раз повторим, что приведенные данные не есть результат целенаправленного исследования, мы всего лишь хотели поделиться нашими наблюдениями и будем очень рады, если организаторы выставок выскажут свою точку зрения на эту заметку или поделятся своими соображениями.

Выставки — это не только бизнес, сделки и продажи, но еще и шоу. Не забывайте, насколько важно произвести впечатление на посетителей и экспонентов. Компанию должны запомнить, а для этого надо выделиться из рядов скучных и аккуратных стендов. Как обратить на себя внимание, расскажем в блоге Protoplan.

Большинство посетителей торговых выставок чинно и благородно прогуливаются от стенда к стенду, изучая рынок. Выигрывает экспонент, который зацепит их внимание. Чтобы устроить небольшое шоу, зачастую не обязательно тратить колоссальные бюджеты — достаточно хорошей идеи. Встряхнитесь, и смело вперед — сделайте из вашего участия в выставке незабываемое представление.

1. Партизанский маркетинг на выставке

Партизанский маркетинг — это один из последних трендов в рекламе, который провоцирует массовую реакцию у людей, при этом затраты на него минимальные. Поэтому он и партизанский. Задача проста — спровоцировать у посетителей выставки удивление и восторг, чтобы они заговорили, стали делиться впечатлениями как в реальной жизни, так и в соцсетях. Крупные бренды, в принципе, могут потратить на идею и миллионы, но главное здесь вовсе не деньги, а именно идея. Например, вы можете устроить на выставке собственную, пусть и небольшую, церемонию открытия с элементами шоу. Или создайте интригу — пусть в первый день выставки на стенде висит занавес, а из-за него доносятся какие-то странные звуки: шум водопада, звуки животных, грохот стройки — все только в рамках вашей фантазии. Это привлечет внимание посетителей, они не смогут пройти мимо и обязательно захотят заглянуть внутрь. Что может быть за кулисами? Большая премьера продукта, фуршет для гостей, подарки для посетителей. Постарайтесь оправдать ожидания.

2. Ключи и головоломки для посетителей выставки

Вручите посетителям стенда ключ или головоломку и скажите, что замок или вторая часть пазла находится в определенном месте на выставке. Дайте подсказку и продумайте все так, чтобы она вела посетителя в итоге на ваш же стенд. Любопытство многих заставить поиграть с вами, так что приготовьте призы для участников.

3. Юмор для экспонентов и посетителей выставки

4. Трансляция с выставки на большом экране

Более затратный, но беспроигрышный вариант. Установите большой экран на вашем стенде и транслируйте потоковое видео на него — зрители вам обеспечены. Если хотите по-настоящему выделиться, можно использовать элементы дополненной реальности в вашем видеопотоке — это технически сложно, но более чем оправданно с точки зрения вау-эффекта.

6. Охота за сокровищами на выставке

7. Музыка на выставке

8. Бэт-сигнал для посетителей выставки

Если вы смотрели фильмы про Бэтмена, то наверняка знаете предназначение бэт-сигнала: когда герой нужен в городе, на ночное небо проецируется силуэт летучей мыши. Возьмите лазерную установку и используйте ее прямо на выставке. Заранее анонсируйте в соцсетях, что первые 20 посетителей, которые увидят под потолком бэт-сигнал и придут на стенд, получат подарки.

9. Ностальгия как психологический прием на выставке

10. Интерактивные стены выставочного стенда

Сделайте одну из ваших стен в виде школьной доски или большого бумажного листа и просите посетителей выставки нарисовать, например, их вариант логотипа вашего нового продукта или оставить мнение о нем. Вовлечение отлично работает, стенд точно запомнят. Только помните про правило чистого листа — людям будет сложно сделать первый рисунок, поэтому сами сделайте несколько первых картинок.

11. Конкурсы на выставке

Самый простой вариант привлечь внимание — устроить конкурс. Но надо понимать, что на выставку приходят деловые люди, которые не всегда готовы вести себя по-детски. Поэтому и конкурс надо придумать забавный, но на уровне. Например, это может быть викторина с забавными вопросами — разрядите серьезную обстановку, не выводя посетителей выставки за рамки приличий. И не забудьте подготовить достойные призы.

12. Атмосфера на выставочном стенде

В выставочных залах светят яркие флуоресцентные лампы холодного спектра. Выделиться из толпы, создать атмосферу на стенде и привлечь посетителей выставки очень просто с помощью правильного освещения — теплого, слегка приглушенного и уютного. Сделайте из стенда зону отдыха, куда посетители выставки могут прийти, расслабиться, а заодно узнать о вашем предложении.

Все эти идеи вы можете реализовать на выставке, которую проще всего выбрать в каталоге выставок Protoplan. Подберите наиболее эффективную выставку под конкретные задачи в России и по всему миру — мы собрали более 19 тысяч специализированных и промышленных выставок и выставок-ярмарок в удобном каталоге. В нем вы найдете рейтинги выставок, даты проведения, контакты организаторов и статистику — всю полезную информацию, которая позволит принять оптимальное решение.

Подготовиться к участию в выставке поможет наш бесплатный онлайн-инструмент ExpoPlanner — планирование никогда не были настолько легким и эффективным. Устали чертить план застройки мероприятия на бумаге - SpacePlanner поможет:р асстановка оборудования, формирование предложения для клиентов и спонсоров из системы, расчет бюджета по планировке, выведение на сайт мероприятия.

Больше свежих идей и советов для организаторов выставок и экспонентов — каждую неделю в блоге Protoplan.

Читайте также: