Отдых после командировки мвд

Обновлено: 19.09.2024

Выполнение служебных поручений вне постоянного места работы – служебная командировка — может длиться и один день. Законодатель не устанавливает минимальные сроки для командировок, отмечая лишь, что работник должен быть оформлен в организации по трудовому договору (срочному, бессрочному, договору совместителя) и выполнять в ходе командировки служебное задание. Многие работодатели и работники уверены, что оформлять однодневную командировку нет необходимости, но это ошибочное мнение. В ходе однодневной командировки возникают нюансы, которые обязательно должны быть отражены в рабочих документах фирмы, иначе пострадают интересы одной из сторон.

Вопрос: Работник организации (г. Москва) вылетел в командировку в г. Оренбург, оттуда на такси прибыл в г. Аксай, Казахстан (место командировки), в этот же день вернулся в г. Оренбург, а на следующий день — в г. Москву. Будет ли эта командировка однодневной? Как выплатить суточные?
Посмотреть ответ

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных?
Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

расстояния до места выполнения служебного поручения;
реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ?
Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки?
Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2020 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2019 г. время составила 7 826,09 руб. Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.
Посмотреть ответ

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Как оплатить?

Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянного рабочего места, должен быть оплачен по среднему заработку сотрудника (ст. 167 ТК РФ).

Кроме того, в общем случае компенсируются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

на проезд;
по найму жилья;
суточные;
иные, прописанные в ЛНА, согласованные с руководством, расходы по командировкам.

При этом затраты на жилье, по договоренности с работодателем, будут возмещаться, если работник остается вне места проживания на ночь (к примеру, транспортное расписание таково, что он не успевает приехать домой и отдохнуть накануне следующего рабочего дня).

В статье 217 НК РФ говорится именно о суточных, поэтому вопрос, считается ли компенсация в данном случае суточными и распространяется ли на нее указанный лимит, спорный. Решение принимает работодатель.

Судебная практика здесь носит неоднозначный характер, однако есть Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г., где говорится, что суточные за однодневную рабочую поездку, прописанные в ЛНА, следует включать в затраты. Ведь работник отправляется в командировку по решению работодателя, а не по собственной инициативе.

При однодневных зарубежных поездках нужно платить суточные, но в половинном размере от установленной организацией ежедневной нормы (Положение о командировках, п. 20). Эти нормы могут быть фиксированными для всех зарубежных поездок, а могут устанавливаться фирмой в зависимости от страны пребывания. Ежедневный лимит, позволяющий не удерживать НДФЛ и не начислять взносы, — 2500 рублей (выплачивается в валюте соответствующего государства).

Средний заработок: меньше или больше?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Россиянин, работающий в силовых структурах, имеет ограничения по посещению зарубежных стран. Это обосновано наличием секретной информации в ведомствах МВД, которая не должна попасть в руки неосведомленных людей. Такие правила существуют во многих странах и не являются прерогативой России. Выезд за границу сотрудникам МВД возможен при определенных условиях. Не в каждую страну можно попасть в целях отдыха в частном порядке.

Деятельность сотрудника органов МВД

Можно ли сотрудникам полиции выезжать за границу, волновало всех с 2014 года, когда произошли политические события, обострившие внешние отношения России. Почему возник такой вопрос и есть ли закон, подтверждающий данный запрет?

Сотрудники МВД, МИД, МЧС и ОВД владеют информацией, которая может навредить им и стать причиной преследования людей за границей. Особенному контролю подвергаются работающие с вопросами наркоторговли, военного оборудования и оснащения армии, обладатели секретной информации. Интерес США направлен на российских сотрудников, имеющих доступ к государственным тайнам.

Статус сотрудника органов внутренних дел

Сотрудник МВД может иметь звание или являться гражданским лицом, приравненным по полномочиям к полицейскому. Выезжать за рубеж запрещается лицам, имеющим доступ к документам особой секретности. Это не зависит от его принадлежности к званию.

Работа со сведениями, составляющими государственную тайну

Ограничения сотрудникам полиции по выезду за рубеж обусловлены различной степенью владения государственной тайной. В органах внутренних дел секретная информация имеет такие категории, как:

особой важности;
совершенно секретно;
секретно.

Правила выезда за границу сотрудниками полиции и других органов в системе МВД

В 2014 году, в связи с обострением политической обстановки, был разработан новый закон, запрещающий работникам МВД посещать зарубежные страны. Его обоснование было прокомментировано Министром внутренних дел России. В первую очередь, закон защищает сотрудников от преследования за границей. Пока не закончится контракт работника, он сдает загранпаспорт и подписывает соответствующее соглашение.

Ограничение на выезд сотрудников за границу и его нормативное регулирование

В апреле 2014 года был разработан законопроект об ограничении на выезд сотрудников МВД и других силовых ведомств за границу. До принятия закона силовикам рекомендовали не выезжать в ряд стран. В феврале 2015 года информация была доведена до всех работников, имеющих доступ к секретной информации. Далее законопроект не был принят, но полицейским запрещается отправляться за рубеж без особого разрешения. По данному вопросу возникли разночтения. ФСИН утверждает, что официального запрета не давалось. Между тем, существуют следующие документы:

ФЗ №5485-1;
Приказ Генпрокуратуры №201;
Приказ Главного управления МВД РФ № 360.

Существует распоряжение Владимира Колокольцева, по которому сотрудникам силовых структур не рекомендуется посещать ряд стран, с которыми у РФ сложные политические отношения. На местах в подразделениях были собраны паспорта, поездки в более чем 200 государств оказались невозможными.

Сотрудники, которым запрещено выезжать

Через силовые структуры и правоохранительные органы проходит много информации с ограниченным доступом. Практика показывает, что человек, отправляясь отдыхать, теряет бдительность и становится более доверчивым. Чтобы обезопасить путешественника и не допустить разглашения секретных сведений, существуют ограничения для посещения заграницы определенным служащим:

все сотрудники Министерства внутренних дел;
частично работники Министерства обороны;
сотрудники, занимающиеся вопросами наркотрафика;
представители миграционной службы;
сотрудники ФСБ;
служащие росгвардии;
работники СИЗО.

Этот список пополняют сотрудники ГПС и гвардейцы, а также служащие следственного комитета. Судебные представители, обладающие доступам к секретной информации, тоже не могут совершать поездки без ограничений.

Причины наложения запрета на выезд

Существуют веские обоснования для принятия решения о запрете пользоваться правом на выезд:

Можно ли полицейским и другим сотрудникам силовых структур выезжать за границу, регламентируется руководителем регионального отделения.

Список стран, которые попали под запрет

Таким образом, полицейским можно выезжать за границу, но существует перечень стран, пребывание на территории которых не рекомендуется. Служебные полномочия запрещают служащим путешествовать по государствам, входящим в Евросоюз и НАТО. Запрет распространяется на страны:

Западной Европы;
Северной Америки;
Азии;
Африки;
Латинской Америки;
Австралии и Океании.

Первой в перечне запрещенных стран находится США и государства, входящие в блок НАТО. По степени опасности далее идут очаги сильного влияния мусульманского радикализма. На территории постсоветского пространства не рекомендуется посещать Украину, Грузию и Молдову. Прибалтийские страны также вошли в данный список как представители ЕС.

Обязанности сотрудников в связи с запретом на выезд

В какие страны можно выезжать полицейским, регламентируется рекомендованным списком. Между тем, на сотрудников полиции и других силовых структур налагаются определенные обязательства. Планируя поехать на отдых, сотрудник должен:

сообщить об этом вышестоящему начальству и получить разрешение;
выбрать страну, в которую проездне запрещен.

После санкционированного путешествия сотрудник сдает загранпаспорт своему работодателю. Это правило ужесточилось в 2017 году, когда был введен пакет санкций против РФ.

Разрешение на выезд за границу для сотрудников МВД: в каких случаях, порядок оформления

Если сотрудник собирается посетить страну, не рекомендованную для поездки, он должен пройти проверку и заполнить соответствующие документы. Существует несколько причин, по которым выезд может быть разрешен:

необходимость в медицинской помощи для сотрудника или членов его семьи;
юридические вопросы по отчуждению имущества за рубежом;
вступление в права наследования;
посещение тяжелобольных родственников.

Сотрудник должен подать заявление на рассмотрение своему начальству. Письменный приказ является разрешением. Забрать загранпаспорт требуется в отделе кадров, разрешение действительно в течение двух недель. Форма представляется в виде справки, порядок оформления во всех структурах идентичен.

Список разрешенных для выезда стран

Путевки на семейный отдых работники МВД, прокуратуры и других силовых структур могут приобретать в общем порядке в целый ряд сопредельных государств. Список разрешенных стран для посещения сотрудниками МВД:

Абхазию и Азербайджан;
Армению и Беларусь;
Вьетнам и Казахстан;
Киргизию и Китай;
на Кубу и в Таджикистан;
в Туркмению и в Узбекистан;
в Южную Осетию.

Крымский полуостров также открыт для посещения. Существуют ведомственные санатории и профилактории на территории РФ. В государства, рекомендованные для посещения, россиянам виза не требуется. Список стран, разрешенных для выезда сотрудникам МВД, достаточно обширный. Курортные зоны предлагают комфортные условия для отдыха. Любой город Крыма – жемчужина морской курортной зоны страны. До 2017 года в перечень входили Грузия и Турция, но их негласно запретили.

Документы, разрешающие выезд за границу

Обычно для выезда не требуется открытие визы. Проблема может возникнуть, если необходимо уехать в страну из запрещенного списка. Сотруднику потребуется собрать пакет документов:

разрешение на выезд от начальства;
справка с подписями и печатями, указывающая на сроки пребывания за границей.

В дальнейшем оформление происходит в стандартном порядке. Выезжающий должен открыть визу в посольстве или консульстве. Для этих целей потребуется заграничный паспорт, фото 3*4, страховка, билеты, бронь в отеле, документ, подтверждающий состоятельность путешественника.

В своем прошении на разрешение выезда человек должен указывать цену путевки и источники дохода. Отзывы об этих нюансах со стороны служащих и членов их семей достаточно критичные, но другого варианта получить документы нет.

Документы с отчетом о посещении зарубежных стран

Сотрудник МВД перед отъездом оставляет своему руководству информацию об агентстве, через которое была куплена путевка, сведения о приглашающей стороне. Пребывать за рубежом можно не больше двух недель.

По возвращении необходимо доложить о месте пребывания, сдать в отдел кадров загранпаспорт. В редких случаях требуется подробный отчет о путешествии. Это относится к людям, которые связаны с хранением государственной тайны. В отчете необходимо указывать все передвижения по чужой стране вплоть до посещения магазина.

Снятие запретов на выезд за границу: порядок

Таким образом, сотрудникам МВД можно ездить за границу, но с некоторыми ограничениями. Геополитическая обстановка достаточно сложная, улучшений не предвидится. Снятие запрета может носить рекомендательный характер, так как он не приобрел законного выражения.

В каждом отдельном случае проблема рассматривается индивидуально. Уточнять, можно ли выехать сотруднику силовых структур, рекомендуется в миграционной службе, у пограничников, в турагентстве.

Ответственность сотрудников за нарушение запретов на выезд

Если служащий решил лететь за границу без разрешения руководства, то он должен нести ответственность за свои поступки. При прохождении паспортного контроля на границе может вскрыться отсутствие допуска. Тогда проехать дальше не получится.

Существует ст. 322 УК РФ, в которой говорится, что нарушение запрета карается штрафом в размере заработной платы или 2000 рублей в течение 18 месяцев. Также сотрудник может быть осужден и приговорен к принудительным работам сроком на 2 года или реальному сроку.

Запреты и ограничения на выезд за границу для сотрудников других силовых ведомств России

полиции;
прокуратуры;
судов;
СИЗО;
Миграционной службы;
Отделов по борьбе с наркотиками;
Росгвардии;
пожарных ведомств;
ГИБДД.

Каждый отдельный случай рассматривается индивидуально. Ограничение на выезд снимается с людей, ушедших на пенсию по выслуге лет, бывших военных и служащих силовых структур. Но увольнение не всегда открывает двери за границу. Существуют такие документы, которые засекречиваются на многие десятилетия. Выезд для сотрудников, работавших с ними, ограничивается.

Если работа требует частых командировок, это может обернуться постоянным стрессом, физической усталостью и сбоем всевозможных привычек. Тот, кто адаптируется к бесконечным поездкам, иногда психологически "дичает", то есть перестает стремиться к домашнему комфорту. Как этого избежать, объясняет психолог-консультант Тамара Ващук.

Зарядка в гостинице – не прихоть

Перестроить себя могут не все, а тем, кому задатки для этого даны от природы. Надо обладать особым характером: общительностью, гибкостью мышления, тягой к переменам. Например, людям с более активным правым полушарием головного мозга, с образным мышлением, работать проще, когда есть эффект новизны. Даже в офис они стремятся ходить разными путями. Для них командировки как глоток воздуха, деловое приключение, которое повышает интерес к самой работе и производительность. Не чувствуют дискомфорта те, кто ценят путешествия и не скучают по дому.

Поездки неизбежно вырывают человека из семьи, поэтому больше они подходят холостякам. Реже такой образ жизни нравится женщинам. Например, по данным Международной ассоциации хедхантеров, против командировок возражает три четверти опрошенных женщин и половина мужчин. Тем не менее, у четверти представителей сильной половины деловые поездки бывают ежемесячно или чаще, а женщин, живущих по такому графику, в три раза меньше.

Если же командировки стали вашим образом жизни, что делать, чтобы чувствовать себя максимально комфортно? От вас может потребоваться физическая выносливость, ведь целыми днями надо быть на ногах, переезжать с объекта на объект. Перелеты сопровождаются перепадами давления, адаптацией к новым климатическим условиям. Так что лучшая профилактика – регулярные занятия спортом. А в гостинице продолжайте по утрам делать физические упражнения, к которым вы привыкли.

Не забудьте разобрать вещи!

Психологическая выносливость еще важнее. И во время поездки, и после возвращения. Не всегда удается выспаться, если вы добирались транспортом ночью или помешал шум в гостинице. И при этом уже с утра надо быть в тонусе. Обычно с ходу приходится вникать в производственную ситуацию, работать на максимуме. Чтобы этого достичь, надо помочь себе со сном: даже самым ярым полуночникам в командировке полезно стать "жаворонками". В незнакомом месте, где нет привычного распорядка, поздний отбой станет дополнительным испытанием для нервной системы. А если решили присоединиться к ночной жизни нового для вас города, об утренней бодрости можно забыть. Лучше приехать в понравившиеся места во время отпуска, чем пытаться совместить командировку и развлечения. Возвращаясь домой, просыпайтесь рано – даже если вы едете поездом, в котором можно поваляться до обеда. Так будет проще адаптироваться.

Настроение может падать из-за, казалось бы, мелочей: не хватает привычного интерьера, когда вы просыпаетесь, вида из окна, всего того, что радовало дома и вошло в привычку. Чтобы смягчить привыкание к новому месту, хорошо бы захватить с собой необходимые для вас мелочи. Кому-то поможет фото семьи на тумбочке или сувенирчик, сделанный своими руками. Обычно в дорогу берут самое необходимое. Но ведь у души тоже есть потребности! И пусть любимую чашку проще заменить одноразовым стаканчиком, выберите ее, если с ней ассоциируется утренний кофе. Кстати, ощущая потребность быть в форме во время деловой поездки, многие литрами пьют кофе. Не удивительно, что большинство тех, кто по несколько раз в месяце ездят в командировки, имеет повышенное артериальное давление и почти в три раза чаще, чем "домашние" коллеги жалуются на здоровье.

А вот возвращаясь, важно достать все эти "мелочи", которые сопровождали вас и расставить их на привычных местах. Иначе психологически останется ощущение незавершенности, будто вы все еще "в полете".

Возвращается муж.

Правильно вернуться из командировки – это не о ситуациях, воспетых в анекдотах. Тех, кто не предупредил о точном времени возвращения, часто ждет разочарование. Нет, речь не об изменах. Просто к общению даже с самыми близкими каждый из нас должен морально подготовиться. Не удивляйтесь, если муж, который вас не ждал сегодня, будет смотреть матч, раздраженно реагируя на попытки поделиться впечатлениями. А ребенок – висеть на телефоне, будто вас нет рядом. Просто для них вы еще "не вернулись".

Но бывает и противоположная проблема. Если вы вернулись по всем правилам и вас торжественно встретили, вас могут "атаковать" изголодавшиеся по вашему вниманию близкие. Типичная ссора: муж после командировки отсыпается и мечтает побыть в тишине, а соскучившиеся жена и дети в обиде. Так что выбирайте вариант, который ближе вам по духу: либо возвращайтесь без "грома аплодисментов" и тихонько отсыпайтесь, пока и вы, и близкие восстанавливаетесь. Либо – настраиваетесь на бурный обмен впечатлениями и переживаниями, а потом – позаботьтесь о себе.

Велика вероятность, что за это время на работе накопилось немало дел и вас ожидает небольшой аврал. Так что продолжайте заботиться о своей форме хотя бы еще недельку, если не делаете этого постоянно. Есть приятные способы повысить тонус: любимая музыка, утренняя прогулка, дыхательные упражнения, йога, бодрящий душ, апельсиновый фреш, бананы или немного шоколада на завтрак…

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Читайте также: