Может ли ип поехать в командировку

Обновлено: 15.09.2024

На практике часто возникает ситуация, когда работник едет к месту командировки раньше или покидает его позже периода, обозначенного в задании работодателя. Эта ситуация возникает, если, например, работник пожелал остаться в месте командировки на выходные (посмотреть достопримечательности, встретиться с родственниками) и т.п.

Как отнестись к таким ситуациям работодателю с точки зрения оптимизации налогообложения, своего и работника?

Ответ в части НДФЛ попытался дать Минфин России в своем письме от 25 июня 2019 г. N 03-04-06/46418.

Ведомство сообщает, что пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абзаце двенадцатом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

При этом согласно статье 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в полном объеме в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Одновременно в письме Мифина России сообщается, что в случае, если сотрудник организации направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командирования при выполнении установленных условий также не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абзаца двенадцатого пункта 3 статьи 217 Кодекса.

При этом, если место проведения отпуска и место командирования сотрудника совпадают, то и оплата соответствующих расходов не осуществляется.

Содержание

Периодически по заданию начальства сотрудников организации отправляет со служебными заданиями в командировку. Такая поездка связана с выполнением поставленных задач, и так же требует определенных затрат, нужно знать, как происходит оформление таких командировок.

Кого нельзя отправлять в командировку

Зачастую руководитель отправляет в командировку без согласия сотрудников, так как она является выполнением трудовой обязанности.

Хотя существуют категории людей, для которых служебная командировка под запретом, или требуется письменное согласие.

Существует запрет на оформление командировки для таких людей:

Для женщин, которые ждут появления ребенка и с ними заключен трудовой контракт;
Рабочие организации, которые являются несовершеннолетними (но если они занимаются творческими профессиями и профессионально спортом, ограничений нет);
Рабочие, которые работаю в организации по ученическому договору.

Определенные категории личности можно отправлять в командировку, но в обязательном порядке нужно запросить письменное согласие на это. К ним относиться:

Женщины, которые работают по трудовому договору, у которых есть малолетние дети. И так же единственный родитель, у которого ребенку до 3-х лет;
Сотрудники организации, которые имеют детей инвалидов;
Рабочие организации, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи;
Рабочие организации с группой инвалидности, если командировка нарушает программу восстановления.

!Важно специалистам кадров нужно запомнить, что перед командировкой этих категорий специалистов ,нужно запросить на их согласие должен быть получен ответ в процессе командировки.

Может возникнуть много проблем когда предполагается командировочная поездка. Запрета же не существует на отправку в командировку. Вопрос может возникнуть, как отобразить время в командировке на 2-ом рабочем месте в компании. По закону запрещается оформлять отпуск за свой счет или ежегодно оплачиваемый в этот период. В таком случаи, рекомендуется предоставлять своим сотрудникам дополнительный отпуск (оплачиваемый).

Длительность командировки

Продолжительность командировки устанавливает руководитель, который фиксирует срок в своем распоряжении. Нужно решить, какой период нужен сотрудникам в командировке, определиться с производственными целями, которые ставиться перед сотрудниками и сроками.

Если положения организация предполагается служебное задания, то длина командировки также должна присутствовать в документе.

Нельзя точно учитывать вес факторы, то длительность поездки может быть продлена и сокращена. Оформляться такая ситуация должна путем отдельного распоряжения руководителя организации. Командировка считается поездкой более 1-ого дня и не может превышать больше 40-ка дней. А если срок выходит за пределы установленных рамок, то кадровая служба должна оформить перевод сотрудника.

В данное время вступил закон о том, что не закреплен ни минимальный, ни максимальный срок.

Очень часто возникают вопросы при определении командировки у специалистов, работа, которая требует постоянные разъезды для выполнения своих обязанностей.

Какие нужны документы для командировки

Внесены некоторые изменения в оформлении командировок, в данное время только два документа имеют обязательно к использованию:

Приказ или распоряжение директора – основной документ, который определяет направление, длительность поездки, такой приказ обычно оформляют по форме Т-9 или же на фирменном бланке компании;
Авансовый отчет– бланк, который работник подтверждает расходы во время командировки с прикреплением определенных документов. Составляется по форме АО-1.

Для оформления таких дополнительных документов необходимо упоминать в актах организации:

Командировочные удостоверения– должна быть отметка печатей от организации, можно использовать единый бланк, который будет включать в себя служебное задание, авансовый отчет и удостоверение;
Служебное задание – должно содержать сведения о работе, которую необходимо выполнить во время командировки, оформляться может по форме Т-10а;
Отчет о выполнении задания – Такой документ, составляться сотрудником, когда вернется с поездки. Нужно в этом документе объяснить проделанную работу во время командировки.
Журнал работника, уезжающего в командировку – это нужно для фиксации работника, который едет в поездку;
Служебная записка – нужна для оплаты расходов, если вдруг сотрудник использовал личный транспорт.

Как оформить командировку сотрудника несколько простых шагов

К отчету прикрепляется:

· Счет о проживание;

· Счет на проезд к месту командировки;

· Служебная записка с расходами;

· Квитанции за другие расходы.

Чтобы определить перерасход нужно:

· Есть ли затраты по неотложной причине;

· Есть ли документ на эти затраты, и составлены ли они правильно

Что еще можно и чего нельзя при отправки в командировку

Продлить или перенести уже действующую командировку в законах не содержаться. Хотя в тоже время ни в одном акте не указанно, как это можно и нужно сделать. Перенос срока командировки оформляется отдельным приказом. В нем нужно указать причину переноса, а так же новые даты.

М. К. Башарина
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Вопрос

Место работы сотрудника по трудовому договору – Москва. Указан конкретный адрес подразделения. И он направляется по заданию руководства в другую часть Москвы, значительно удаленную от места постоянной работы. Является ли это командировкой? Имеет ли право работодатель включить в расходы по налогу на прибыль расходы по оплате этому сотруднику проживания в гостинице в течение периода выполнения задания руководства? Положены ли в данной ситуации сотруднику суточные? Будут ли указанные суммы облагаться НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ

Данная поездка является командировкой, т.к. работник будет выполнять задание руководства вне места постоянной работы.

Работнику положены суточные, если срок командировки продолжительностью более 24 часов.

Расходы на проживание в гостинице, подтвержденные документально, учитывайте для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы на них не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).

К расходам на командировки, в частности, относятся расходы на выплату суточных.

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Обоснование

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть срок командировки устанавливает работодатель. В ст. 209 ТК РФ содержится определение рабочего места - место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

На время командировки за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках)).

В соответствии с п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки, в случае их отсутствия - предъявлением документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора об оказании гостиничных услуг по месту командирования.

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о командировках).

В организации порядок направления в служебные командировки устанавливается ЛНА (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Если такой акт отсутствует, то действует общий порядок.

В отношении местной (однодневной) командировки применяются общие правила оформления документов и возмещения расходов (ст. ст. 167, 168 ТК РФ). Так, расходы на проезд командированному возмещаются при представлении проездных документов (п. 26 Положения о командировках).

При направлении работника в местную командировку никаких особенностей оформления документов нет.

Как и в обычном случае, вначале издается приказ о направлении работника в служебную командировку. Затем работнику выплачивается аванс командировочных расходов.

В случае если в ЛНА предусмотрено ведение журнала учета командировок, то необходимо не забывать вносить соответствующие записи в указанный журнал.

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения о командировках.

Стоит отметить, что работодатель вправе выплачивать командированным на 1 день работникам компенсацию расходов (по аналогии с суточными), утвердив сумму расходов приказом по организации.

Нарушение порядка начисления и выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

М. К. Башарина
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Если оплата билетов командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица и это подтверждено первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Не вызывает сомнений, что сумма компенсации командировочных расходов должна учитываться в расходах, принимаемых в целях исчисления налога на прибыль. Об этом прямо говорится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, который причисляет их к числу прочих расходов. Однако у налогоплательщиков возникают вопросы по поводу данной категории расходов в тех случаях, когда их оплата производится не наличными, а с использованием банковских карт. Комментируемое письмо является очередным разъяснением чиновников по данной ситуации.

Отправная точка – Трудовой кодекс РФ

Трудовой кодекс РФ (далее – ТК РФ) регулирует не только вопросы оплаты труда, но и порядок возмещения работникам расходов в связи со служебными командировками. Статья 168 Трудового кодекса РФ гласит, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Кроме того, во исполнение данной статьи Трудового кодекса РФ постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, согласно пункту 11 которого работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Из вышеизложенного финансисты делают вывод, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.

Налоговый кодекс РФ – главное факт оплаты уполномоченным лицом

Как нами уже было отмечено, в целях налогообложения прибыли расходы на командировки работников организации, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, учитываются в составе прочих расходов. Однако эти расходы, как и все остальные, должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В частности, они должны быть экономически обоснованы, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Как документально подтвердить командировочные расходы в рассматриваемой нами ситуации Налоговый кодекс РФ прямо не говорит. Поэтому финансисты, рассматривая данный конкретный вопрос, исходят из общих принципов документальной подтвержденности расходов. В частности, они указывают, что документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Кроме того, из прилагаемых документов должно быть видно, что затраты на проезд, проживание и т.д. понес именно командированный работник. Это является одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации. Если такие затраты осуществлены командированным работником с использованием его личной банковской карты, то в этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

. документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д.

В итоге Минфин России делает вполне закономерный вывод, что если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица (читаем - командированного работника) и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. Поэтому финансисты не возражают против учета данных расходов в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев, установленных пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Читаем шире

Читая письмо буквально, можно обратить внимание, что описывая ситуацию, финансисты говорят не об оплате картой командированного лица, а об оплате картой уполномоченного банком (читаем – налогоплательщиком работодателем командировавшим работника) лица. В данном случае можно предположить, что речь идет о том, что расходы по проезду и бронированию гостиницы осуществлены не работником отправляющимся в командировку, а иным специально уполномоченным для этого работодателем лицом (например, работник хозяйственного управления или отдела кадров). В этом случае квалификация самих расходов для целей налогообложения как командировочных никак не меняется. Меняется только лицо их фактически осуществившее (оплатившее). Такое уполномоченное лицо, оплатив предстоящие командировочные расходы другого работника организации, со своего личного карточного счета имеет полное право получить их возмещение от работодателя по самостоятельному авансовому отчету приложив к нему документы подтверждающие бронирование и оплату проезда и оригиналы всех документов, связанных с использованием своей банковской карты. Сам же командировочный работник получит от организации оригиналы (копии) уже оплаченных проездных и гостиничных документов. После возвращения он приложит их к своему авансовому отчету. Естественно он уже не сможет претендовать на их возмещения, так как они уже были оплачены ранее, но его авансовый отчет позволит работодателю на вполне законных основаниях учесть такие затраты в составе командировочных расходов.

Читайте также: