Может ли сотрудник поехать в командировку на личном автомобиле

Обновлено: 18.09.2024

Командировка – это поездка по делам работодателя, в ходе которой сотрудник должен выполнить поставленные перед ним задачи. В это время за работником сохраняется место и средний заработок. Как правильно оформить такую поездку, рассказывается в нашей статье.

Для отправки сотрудника в поездку необходимо письменное решение работодателя (п. 3 положения). Как было указано выше, работодатель может дополнительно выписать командировочное удостоверение.

По окончании поездки сотрудник должен составить авансовый отчет, сдать который нужно в течение трех рабочих дней после возращения из поездки (п. 26 положения). В документе указывают суточные за все дни командировки, перечисляют все понесенные расходы, прописывают реквизиты подтверждающих документов.

Запрещено направлять в командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетних, за исключением творческих работников (ст. 268 ТК РФ).
Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, родитель-одиночка, воспитывающий детей в возрасте до пяти лет, сотрудник, ухаживающий за ребенком-инвалидом или за больным членом семьи, могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия при условии, что поездки не запрещены в соответствии с медзаключением (ст. 259 ТК РФ). Данные категории сотрудников необходимо письменно ознакомить с правом отказаться от командировки.

Таким образом, для поездки женщины, воспитывающей детей в возрасте до трех лет, и других льготных категорий необходимо их письменное согласие на командировку, в котором нужно указать:

• Ф.И.О. и должность работника;
• согласие на поездку;
• населенный пункт и сроки командировки;
• что сотрудник ознакомлен с правом на отказ от поездки.

Локальным актом организации могут быть предусмотрены дополнительные документы, оформляемые при направлении в командировку. Примером может служить служебная записка от непосредственного руководителя, в которой будут указаны задачи, которые сотрудник должен решить в поездке.

Для составления приказа на командировку можно использовать форму Т-9, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1, или разработать свой вариант документа и правильно оформить документ, то есть включить в него все обязательные реквизиты:
• Ф.И.О. и должность сотрудника;
• место поездки;
• сроки нахождения в командировке.
Приказ можно составить на одного или нескольких сотрудников.

Если проездка будет осуществлена на служебном автомобиле или на личном транспорте сотрудника, решение о выборе такого способа проезда должно быть зафиксировано письменно. Поэтому его можно включить в приказ о направлении в командировку (п. 7 положения с учетом разъяснений, данных в письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Приказ подписывает руководитель организации или другое уполномоченное им лицо. С документом необходимо ознакомить сотрудника под подпись, так как при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа может быть признано неправомерным.

Оформить командировку сотруднику можно, выполнив следующие действия.

1. Составить приказ о направлении в командировку и другие документы в случае необходимости (согласие на поездку, служебную записку и так далее).

2. Выдать аванс на оплату проезда, проживания, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, – суточные (п. 10 положения). Размер суточных может быть любым. Он должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено другими нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения). Предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ):

• не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

3. Внести сведения в журнал командировок, если локальным актом предприятия предусмотрено его ведение.

4. Отразить нахождение сотрудника в командировке в табеле учета рабочего времени. Дни, приходящиеся на период поездки, следует отметить буквенным (К) или цифровым (06) кодом. Продолжительность отработанного времени не указывают (абз. 7 указаний по заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата № 1).

Командировку водителя нужно оформить по правилам, приведенным выше. Кроме приведенных там документов, необходимо дополнительно оформить путевой лист. Как его оформить, рассказывается в Приказе Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368.

Путевые листы нужно оформлять для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов (п. 9 приказа № 368). То есть если длительность рейса превышает один день, то путевой лист оформляется на целый рейс. Если водитель направлен в командировку, ему достаточно одного путевого листа.

В путевом листе обязательно указание даты, времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством РФ) медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, с заверением его подписью с указанием фамилии и инициалов (пп. 5, 15 приказа № 368).

При командировке, когда один рейс длится несколько дней, проставляется одна отметка для медицинского осмотра.

Итак, при командировке водителя организация должна оформить один путевой лист на весь рейс. В нем должна стоять отметка о прохождении медосмотра, заверенная подписью медицинского работника с указанием его фамилии и инициалов.

При командировке руководителя оформляют такие же документы, как при направлении в командировку любого другого работника. Приказ о направлении в поездку и другие документы может подписать:

• директор организации (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ);

• уполномоченное им лицо.

В приказе о направлении в командировку необходимо указать, что сотрудник едет на своей машине. Как и при поездке на служебном авто, потребуется путевой лист.
С работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно зафиксировать размер компенсации за использование авто, износ личного транспорта, условия ее выплаты, а также размер других расходов, связанных с использованием личного транспортного средства (ст. 188 ТК РФ).
По окончании поездки к авансовому отчету сотрудник должен приложить (п. 7 положения):

• служебную записку с указанием даты выезда и даты возвращения;
• путевой лист;
• кассовые чеки на покупку ГСМ;

• счета, квитанции и другие документы, подтверждающие маршрут следования.

Привлечь сотрудника к работе в выходной день можно по письменному распоряжению работодателя с письменного согласия сотрудника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 113 ТК РФ). Не требуется согласие работников на производство:
• неотложных работ в условиях ЧС;
• работ для предотвращения несчастных случаев, порчи имущества работодателя;
• работ для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения их последствий.

Работу в выходной день в поездке необходимо оплатить в двойном либо в одинарном размере с предоставлением дополнительного дня отдыха (ст. 153 ТК РФ). Вид компенсации выбирает сотрудник. Дни отъезда, приезда, нахождения в пути в выходной нужно оплатить как и работу в такой день (п. 5 положения, письмо Минтруда РФ от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110).

Если работник в свой выходной в командировке отдыхает, то за этот день ему необходимо оплатить только командировочные расходы (найм жилья, суточные). Средний заработок не следует выплачивать, так как он сохраняется только за рабочие дни (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, пп. 9, 11 положения).

Если сотрудник самовольно решил остаться в месте командировки на выходные, вместо того чтобы вернуться, то его расходы, например, найм жилья работодатель возмещать не обязан, так как они не связаны с командировкой (ст. 168 ТК РФ, п. 11, п. 20 положения).

Таким образом, для правомерного привлечения работника к работе в выходной день необходимо письменное распоряжение работодателя и письменное согласие сотрудника.
Для нахождения работника в командировке в выходной день без привлечения к работе его согласие и распоряжение работодателя не требуются.

Однодневная командировка — это поездка работника для выполнения служебного поручения в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту жительства (ст. 166 ТК РФ, п. 11 положения).

Оформляют однодневную командировку так же, как и обычную многодневную командировку: составляют приказ, выдают аванс на проезд, вносят сведения в табель учета рабочего времени.

При однодневных командировках работодатель должен возместить командированному сотруднику документально подтвержденные расходы (ст. 168 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242):
• на проезд, в том числе автомобильным транспортом (кроме такси). Расходы на услуги такси возмещаются, если они произведены с разрешения работодателя;
• другие расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения работодателя.

Суточные при однодневных командировках:
• по РФ – не выплачиваются (п. 11 положения о командировках, письмо Минфина РФ от 03.11.2020 № 03-03-06/1/95840);
• за пределы РФ – выплачиваются в размере 50 процентов от нормы суточных, установленной работодателем для загранкомандировок (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ, п. 20 положения).

Работнику могут быть выплачены деньги взамен суточных, если это предусмотрено локальным нормативным актом.

Если работник направлен в однодневную командировку:
• в рабочий день — он получает за этот день средний заработок (п. 9 положения);

• в выходной или праздничный день — он получает оплату за работу в выходной (нерабочий праздничный) день по ст. 153 ТК РФ.

• несовершеннолетних сотрудников;
• беременных женщин;
• сотрудников с вредными условиями труда.

Также нельзя отзывать работника, если из-за этого получится, что он не был в отпуске два года подряд. Либо если из-за отзыва отпуск за рабочий год будет разделен на части таким образом, что ни одна из них не составит минимум 14 календарных дней. Это следует из ч. 4 ст. 124, ч. 1 ст. 125 ТК РФ.

Основанием для отзыва сотрудника из отпуска для последующего направления в командировку, как правило, является служебная записка. В ней следует указать:
• Ф.И.О. отзываемого сотрудника, его должность;
• причины отзыва из отпуска (необходимость совершения поездки);
• время, на которое отзывается работник (может совпадать с датами отъезда в командировку и возвращения оттуда или нет, когда берут временной отрезок с запасом, если к поездке нужно подготовиться).

На основании записки работодатель готовит уведомление об отзыве сотрудника из отпуска. Документ необязательный, однако его часто используют на практике. Уведомление оформляют, чтобы сообщить работнику о том, что возникла необходимость его досрочного выхода на работу. В нем прописывают:

• должность и Ф.И.О. сотрудника;
• основание для отзыва;
• дату, с которой ему необходимо выйти на работу;
• информацию о том, что отзыв работника из ежегодного отпуска возможен только с его согласия;
• просьбу дать согласие на отзыв из ежегодного отпуска, а также срок, на который он желает перенести оставшиеся в связи с этим дни отпуска.

Форма согласия работника на отзыв из ежегодного отпуска не установлена. Документ может быть составлен работником в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались Ф.И.О., должность работника, согласие на отзыв из отпуска, дата выхода на работу, период, когда работник планирует отгулять неиспользованную часть отпуска, а также его подпись и дата написания.

Отзыв сотрудника из отпуска оформляют приказом. Вышедшего на работу работника направляют в командировку по общим правилам, изложенным выше.

Налог на прибыль
НДС
Единый налог
Трудовые отношения. Зарплата и кадры
Отчетность
Неприбыльные организации
Касса и РРО
Контролирующие органы и проверки
Акцизы
Сельское хозяйство
ВЭД
Физлица-предприниматели

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

Другие расходы в командировке: подтверждение и учет

Какие расходы во время командировки можно компенсировать командированным работникам и отнести к составу налоговых расходов? Какими документами они должны подтверждаться?

А что на практике?

НКУ обстоятельно прописывает расходы, которые могут быть включены в состав налоговых в случае командировки физических лиц, в пп. 140.1.7:

— расходы на проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки, всеми видами транспорта, в т. ч. на арендованном транспорте; чартерными рейсами; а также проезд, который подтверждается электронным билетом (при наличии посадочного талона и документа об оплате);

— оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях), расходы на наем других жилых помещений; расходы на бронирование мест в местах проживания;

— расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), которые включены в гостиничные счета;

— оплата телефонных разговоров;

— оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз);

— расходы на обязательное страхование, в т. ч. расходы на страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданской ответственности (в случае использования транспортных средств), если согласно законам страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзитное движение в страну командировки, такое страхование является обязательным;

— другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в т. ч. любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Среди первичных документов, подтверждающих понесенные работником затраты, в частности, должны быть:

1) транспортные билеты со сроками прибытия/выбытия на/с места командировки, транспортные счета (багажные квитанции), в т. ч. электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта; В случае использования электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение является следующий пакет документов (см. пп. 140.1.7 НКУ):

— оригинал расчетного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка из карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру и т. п.);

— оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира. При отсутствии (потере) посадочного талона отнести стоимость электронного авиабилета к составу налоговых расходов сомнительно: ведь мы нарушаем одно из требований НКУ. Поэтому советуем обращать на этот момент внимание работников, которые направляются в командировку и покупают электронные авиабилеты;

2) гостиничные счета или счета (или другие документы) от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию физического лица, и сроки пребывания, указанные в них;

3) документы, подтверждающие расходы на получение загранпаспорта, визы (разрешения на въезд), и страховые полисы;

4) другие документы, подтверждающие понесенные расходы.

Расходы, понесенные в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику не возмещаются.

Важно всегда помнить, что согласно ст. 140 НКУ расходы на командировку являются расходами двойного назначения. В соответствии с пп. 140.1.7 НКУ, любые расходы на командировку могут быть включены в состав налоговых расходов при наличии документов, подтверждающих связь командировки с деятельностью плательщика, в частности:

1) приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика;

2) заключенного договора или контракта;

3) других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;

4) документов, удостоверяющих участие командируемого лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью СХД.

Если работник отправляется в командировку на служебном автомобиле, как правильно списать горючее и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля?

А что на практике?

В случае командировки работников на служебном автомобиле возникает вопрос отражения в составе налоговых расходов затрат на ГСМ, стоянку, парковку, ремонт, необходимость в котором возникла в пути, оплату платных дорог (в случае командировки за границу) и т. п. Можно ли отразить такие расходы в налоговом учете?

Прежде всего отметим, что согласно пп. 140.1.7 НКУ в налоговых расходах учитываются расходы на командировки, в том числе на проезд (в т. ч. на арендованном транспорте). Конечно, указанные расходы могут быть включены в состав расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.

Что касается отнесения к составу налоговых расходов затрат на ГСМ, то некоторые специалисты советуют в этом случае применять нормы Инструкции №59. Эта инструкция указывает, что в случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются с учетом установленных норм 1 за 1 километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (п. в 12 р. III Инструкции №59). Кроме того, в пункте 12 р. III Инструкции №59 указывается, что возмещению подлежат также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.

Хотя указанная выше Инструкция №59 касается только бюджетников, а для прочих носит только рекомендательный характер, советуем все же пользоваться нормами Инструкции №59 и Приказа №43 и списывать горючее в пределах норм.

Что касается других расходов, связанных с эксплуатацией служебного автомобиля в командировке (стоянка, парковка легковых автомобилей, а также уплаченные во время командировки за границу сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам, техобслуживание или ремонт при необходимости), то такие расходы должны учитываться в налоговых расходах, потому что они связаны с хоздеятельностью. Никаких ограничений в отношении таких расходов НКУ не содержит. Но указанные расходы могут быть включены в состав налоговых только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих размер этих расходов (такой же вывод можно найти в Единой базе налоговых знаний в подкатегории 110.07.14).

В случае командировки за границу такие документы при необходимости следует будет перевести.

Можно ли компенсировать и отнести к составу налоговых расходы на проживание одного работника в двухместном номере?

А что на практике?

Конечно, по решению руководства предприятия работнику можно компенсировать расходы на проживание в таком номере, но только половина такой суммы, по утверждению специалистов ГНС, попадет в налоговые расходы на командировку.

Если вы решили компенсировать работнику расходы на проживание в двухместном номере в полной сумме, возникает вопрос: является ли объектом налогообложения НДФЛ стоимость второго места?

Нормы пп. 140.1.7 НКУ свидетельствуют об отнесении к составу налоговых расходов фактических затрат на проживание физического лица в командировке. Поэтому если предприятие решит отразить в составе налоговых расходов всю стоимость двухместного номера, то соответственно и дополнительного блага у работника не будет. Но если все же предприятие прислушается к мнению ГНСУ, выраженному в письме №5742/6/15-1415, и включит в состав налоговых расходов 50% стоимости двухместного номера, то стоимость второго места в двухместном номере, которую предприятие все же компенсирует работнику, может подпадать под определение дополнительного блага (пп. 164.2.17 НКУ) плательщика налога с обложением НДФЛ по ставкам, определенным п. 167.1 НКУ (15% или 17%).

Следует ли переводить на украинский язык документы, подтверждающие расходы, понесенные в заграничной командировке ?

А что на практике?

Из командировки за границу работники привозят документы, составленные нерезидентами в соответствии с правилами других стран. Среди этих документов есть и те, которые подтверждают расходы на командировки. Согласно пп. 140.1.7 НКУ, по запросу представителя органа ГНС плательщик налога обеспечивает за собственный счет перевод подтверждающих документов, выданных на иностранном языке (см. также письмо ГНСУ от 05.05.2011 г. №8434/6/15-0315).

Следовательно, составленные на иностранном языке документы, которые подтверждают расходы на командировку, необходимо перевести на украинский язык. Обращаем внимание: никаких требований о нотариальном удостоверении перевода таких документов законодательство не содержит.

Можно ли компенсировать работнику расходы на проезд в командировке, если он потерял транспортные билеты? Будут ли налоговые расходы? Нужно ли из суммы компенсации расходов на проезд, не подтвержденных документально, удерживать НДФЛ?

А что на практике?

В соответствии со ст. 121 КЗоТ, командированному работнику предприятие оплачивает стоимость проезда к месту назначения и обратно.

А в абз. 1 пп. 140.1.7 НКУ сказано, что к составу налоговых расходов предприятие может отнести расходы на командировку физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с предприятием, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте). Но обратите особое внимание: в состав налоговых расходы на проезд в командировке попадут только при наличии подтверждающих документов: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), электронных билетов (при наличии посадочного талона и документа об уплате) и других документов, подтверждающих уплату за проезд (абз. 2 пп. 140.1.7 НКУ).

Следовательно, в случае отсутствия документов в оригинале, подтверждающих понесенные работником расходы на проезд в командировке, у предприятия нет права на отражение таких расходов в составе налоговых согласно пп. 140.1.7 НКУ.

Если руководством было принято решение компенсировать работнику расходы, не подтвержденные соответствующими документами, то:

1) для того, чтобы работник не возвращал в кассу сумму, которую он потратил на проезд в командировке (часть аванса), но на которую у него нет подтверждающих (первичных) документов, ему следует подать руководителю заявление с просьбой компенсировать такие расходы, указав причину потери документов. В таком случае, если директор разрешит учесть такие расходы в составе командировочных, то суммы, потраченные на проезд и не подтвержденные первичными документами, возвращать в кассу не нужно;

2) в соответствии с п. 170.9 НКУ сумма, не подтвержденная документально, но все же компенсированная предприятием, будет считаться излишне потраченной. А ее следует обложить НДФЛ по ставке 15% (или 17% — в зависимости от размера дохода) (пп. 164.2.11 и ст. 167.1 НКУ). Причем при начислении НДФЛ нужно воспользоваться правилами пп. 164.5 НКУ и применить соответствующий коэффициент (1,176471 или 1,204819 — в зависимости от применяемой ставки налога). Его удерживает предприятие за счет любого налогооблагаемого дохода (после налогообложения) плательщика налога за соответствующий месяц, а если средств не хватит, то за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев. I так до полной уплаты причитающегося налога (пп. 170.9.1 НКУ).

Учитывается ли при определении налогооблагаемой прибыли в составе налоговых расходов компенсация работнику стоимости ГСМ при командировке на собственном автотранспорте?

Мнение ГНС Украины

В соответствии с пп. 140.1.7 НКУ при определении объекта налогообложения учитываются расходы на командировку физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким плательщиком налога или являющихся членами руководящих органов плательщика налога, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Указанные в первом абзаце этого подпункта затраты могут быть включены в состав расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов, в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и т. п.

Следовательно, если работник предприятия использует в командировке собственный автомобиль, по которому не заключен договор аренды на использование автомобиля для нужд предприятия и данный автомобиль не учитывается на балансе такого предприятия, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов не учитываются в составе расходов при исчислении объекта налогообложения.

Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

приказ директора фирмы;
командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
принятые по ученическому договору;
участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

соответствует виду деятельности и интересам компании;
не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
представление интересов на судебном заседании;
ведение переговоров с контрагентами;
присутствие на научной конференции и представление доклада;
обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

инвентаризация;
проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

для участия в переговорах;
для презентации продукта;
для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

установка устройства или изделия;
наладка его работы;
обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
тестирование работы аппаратов;
сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

Практически всем сотрудникам приходится ездить в командировки. Случается, что они приезжают на место раньше дня начала работы или, напротив, уезжают позже, задержавшись на выходные для осмотра достопримечательностей. Так как правильно определить срок командировки? Об этом в своей статье рассказал наш эксперт Виктор Бочеев.

С помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в трудовом законодательстве.

Поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ). Из определения Трудового кодекса чётко следуют, что командировка должна быть определена конкретным сроком. Она не может быть бессрочной, как и не может быть с открытыми датами. Срок командировки должен быть определён заранее. Период, который длится со дня выезда работника в командировку по день приезда из неё, является сроком служебной командировки. Именно поэтому срок командировки в первую очередь определяется проездными документами, которые подтверждают расходы на проезд.

Первым днём командировки является день выезда работника в командировку. Этот день может приходиться как на рабочий, так и на выходной или нерабочий праздничный день. Дату выезда нужно определять по проездным документам (билет, маршрут-квитанция, посадочный талон и т. д.) (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Из этого правила есть исключение. Если отбытие работника в командировку происходит на стыке суток и транспортный пункт отправления находится за пределами населённого пункта, откуда работник направляется в командировку, работодатель обязан в сроке командировке учитывать то время, которое работник затрачивает на дорогу до транспортного пункта отправления. Например, самолет вылетает в 00:30. Аэропорт находится за чертой населённого пункта. Работник выедет из населённого пункта явно до полуночи, чтобы сесть на свой самолет. Поэтому первым днём командировки будет являться не дата, указанная в билете на самолет, а предшествующие сутки. В таких ситуациях аналогично определяется и последний день командировки.

Ранее мы рассказывали, можно ли контролировать работников с помощью видеокамер и программного обеспечения?

Необходимость и целесообразность выезда в командировку в выходной или нерабочий праздничный день определяется работодателем, с учётом производственной необходимости. Бывают ситуации, когда работник сам по собственной инициативе выезжает в командировку раньше начала её фактического срока, например вечером в пятницу. При этом, по условиям командировки, он должен был выехать в понедельник. Работник имеет на это право, так как началу командировки предшествуют выходные (нерабочие праздничные дни).

В данной ситуации дата в проездном документе будет раньше даты начала срока командировки. Поэтому попросите работника по приезде написать служебную записку, в которой работник укажет, что он выехал в командировку раньше начала её срока по собственной инициативе для проведения выходных или нерабочих праздничных дней. Первым днём командировки в нашем примере будет понедельник. Расходы на проезд возмещаются в полном объёме, суточные же выплачиваются за фактический срок командировки, который указан в приказе, то есть с понедельника.

Ранее мы рассказывали об оплате возвращения из командировки в выходной день. Посмотрите наш видеоролик на эту тему.

Часто сотрудники направляются в командировку по решению работодателя на служебном транспорте или едут на собственном автомобиле. В этой ситуации фактический срок командировки подтверждается служебной запиской, которую работник представляет работодателю по возвращении из командировки и прикладывает к ней путевой и маршрутный листы, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования и использования транспорта.

Таким образом, командировка начинает свой отсчёт со дня отъезда работника. Это может быть как и рабочий, так и выходной или нерабочий праздничный день. Дату начала служебной командировки определяем по проездным документам.

Напоминаю, такие уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс, как готовые решения и путеводитель по кадровым вопросам, окажут вам серьёзную поддержку при решении нестандартных сложных спорных ситуаций. Выводы готовых решений и путеводителя по кадровым вопросам учитывают нормы действующего законодательства, актуальную сложившуюся судебную практику и официальные разъяснения органов власти.

Читайте также: