На какое время может задержать руководитель отправление группы в случае неявки или опоздания туриста

Обновлено: 26.07.2024

Важной особенностью организации обслуживания туров является оказание услуг сопровождения. Наиболее распространенными являются услуги руководителя группы в групповых турах. Как правило, в качестве такового направляются либо штатные работники туристского предприятия, либо наиболее опытные туристы. С руководителем группы заключается отдельный договор, согласно которому на него возлагаются определенные обязанности в ходе туристской поездки. Основная задача руководителя группы - выполнение программы тура, а также представление интересов туристской компании перед лицом поставщиков услуг. В ряде случаев эти функции выполняют представители туристской фирмы, находящиеся в стране назначения на время массового туристского сезона.

Одной из особенностей оказания услуг сопровождения является сопровождение индивидуальных туристов. Совершенно очевидно, что к индивидуальному туристу невозможно приставить руководителя или сопровождающего (за исключением услуг сопровождения в бизнес-турах). Поэтому в качестве услуг сопровождения индивидуальных туристов используется предоставление туристам дополнительной информации о том, кто представляет интересы туристского предприятия в той или иной стране, как и с кем связаться в случае каких-либо происшествий или недоразумений, а также поддержание постоянной связи с индивидуальными туристами со стороны туристской компании. Сопровождение индивидуальных туристов требует особенно внимательного отношения к организации процесса коммуникаций. Следует помнить, что данные услуги не должны восприниматься туристом как навязчивая опека, но вместе с тем он не должен чувствовать себя покинутым в стране пребывания.

Важным элементом туристского обслуживания, влияющим на восприятие качества тура в целом, является предоставление услуг "встречи - проводы". Обязательное присутствие штатного сотрудника тур. компании как в момент отъезда группы, так и при ее возвращении позволяет зачастую устранить или, по крайней мере, смягчить возможность возникновения конфликтной ситуации, повышает доверие туристов к тур. компании, а также выполняет важную организационную роль. Наличие такой услуги позволяет уточнить программу пребывания, внести необходимые коррективы, практически сразу выявить причины недовольства отдельных туристов. Как правило, если у потребителя была возможность сразу высказать претензии и они были восприняты ответственным сотрудником туристского предприятия, то даже при определенных срывах программы либо предоставлении отдельных услуг ненадлежащего качества потребитель не требует возмещения ущерба впоследствии (речь не идет о некачественных услугах, повлекших за собой реальный ущерб здоровью или имуществу туриста).

Контроль как функция управления присутствует на всех стадиях туроперейтинга. В данном случае рассматривается контроль за результатами деятельности тур. предприятия за период (как правило год или сезон), осуществляемый по нескольким показателям: финансовым, количественным и качественным. Контроль обычно завершает процесс туроперейтинга и его данные служат основой для начала новой стадии планирования на следующий период.

Комплексный характер туристского обслуживания затрудняет выработку единого показателя качества работы туроператора. Кроме того, при конечном едином понимании качества обслуживания туристов существуют два подхода к определению качества работы туроператора: агентский и потребительский.

Агентский подход означает отношение турагента к туроператору. Наибольшее значение для партнерской агентской сети имеют следующие показатели качества работы туроператора:

четкость и оперативность в работе с турагентами;

стабильность деятельности на протяжении длительного времени;

оптимальное соотношение цены и качества туруслуг;

профессионализм персонала, индивидуальный подход к партнерам;

выгодная ценовая политика (низкие цены, высокие комиссионные, система бонусов);

высокое качество предлагаемых туруслуг;

информационная открытость, продуманность рекламных мероприятий, высокое качество каталогов;

доброжелательность на деловом и личном уровнях;

широкий спектр предложений и дополнительных туруслуг;

постоянная работа по расширению спектра услуг;

удобное месторасположение и респектабельность офиса;

доверительные и дружеские отношения с руководством фирмы.

Потребительский подход - к определению качества концентрируется на углублении понятия качества обслуживания туристов.

Туристское обслуживание характеризуется не только комплексностью, но и такими специфическими признаками, как нематериальность, неосязаемость, неспособность к транспортировке и хранению, а также существенной зависимостью от конкретного исполнителя (гида, экскурсовода, инструктора и т.д.). Туристское обслуживание потребляется в таком качестве, в каком оно произведено. На это качество влияет масса прямых и косвенных факторов, таких как материальная база, ресурсы, технологии, инфраструктура и др. В оценке потребителями качества туристского продукта немаловажными являются и такие его свойства как надежность, безопасность, информационная достоверность, психологический комфорт.

Туристское обслуживание должно удовлетворять целый комплекс разнообразных потребностей: в перевозке, питании, проживании, познавательных экскурсиях, спортивных и развлекательных мероприятиях и т.д. Во время программных туров предлагается удовлетворение специфических потребностей в лечении, деловых встречах, походах и др.

Качество тура определяет состав услуг, их уровень, программный и анимационный подходы, квалификация гида.

Обобщая вышеизложенное, можно сформулировать основные характеристики качества обслуживания туристов:

-потребительское качество каждой отдельной услуги (размещение, питание, доставка, экскурсии и пр.);
-функциональное соответствие услуг требованиям определенного сегмента потребителей (дифференциация);
-качественная технология предоставления услуг (ее эргономичность и комфортность);
-гарантия предоставления заранее оплаченных услуг;
-анимация обслуживания;
-гарантия безопасности жизни, здоровья и имущества граждан и окружающей среды;
-квалификация персонала.

Основные характеристики качества обслуживания туристов очень важно соблюдать и придерживаться, это хорошо влияет на дальнейшее развитие туристического бизнеса.

Составление и подача путевой информации по тур маршруту; показ туристских объектов.

Под объектами туристского показа понимаются - объекты культурного и природного наследия, а также иные объекты, способные удовлетворить духовные и интеллектуальные потребности туристов.

Алгоритм или структура путевой информации следующая:

краткая историческая справка;

время постройки и архитектор;

Подготовка к работе с туристами, подготовка и оформление документов РТГ (сопровождающего) принимающей фирмы

Программа обслуживания туристов

К основным документам руководителя туристской группы относятся следующие документы:

1. План задания
2. Программа обслуживания
3. Памятка РТГ
4. Список группы
5. Ваучеры (на размещение, на транспорт, на экскурсионное обслуживание)
6. Копия калькуляции расходов принимающей турфирмы
7. Доверенность от направляющей турфирмы на подписание акта обслуживания
8. Документы, подтверждающие бронирование обратных билетов.

При встречи туристской группы РТГ должен произнести вступительную речь, в которой он:

1) Приветствует туристов, называет свое Ф.И.О.
2) Называет фирму, от которой он работает, ее адрес.
3) Коротко рассказывает о месте проживания и питания туристов.
4) Знакомит туристов с экскурсионной программой.
5) Обращает внимание туристов, какое количество экскурсий будет с использованием заказного автотранспорта, а какое с общественным транспортом.
6) Проводит краткий инструктаж по правилам соблюдения техники безопасности на маршруте.

Также РТГ сообщает место подачи автобуса для следующего мероприятия. В продолжение работы с группой необходимо следить, чтобы все туристы знали, где и когда подается автобус для дальнейших экскурсий. Четко указывает место и время сборов группы для дальнейших экскурсий.

Глава 3. Организация обслуживания на туристском (экскурсионном) маршруте

За 1-2 дня до приема группы руководитель туристской группы получает пакет документов и проводит подготовительную работу по программе обслуживания.

1) Проверяет соответствие документов программе обслуживания туристов и уточняет дни работы музеев в соответствие с программой тура;
2) Продумывает оптимальные пути проезда группы общественным транспортом или заказанным автотранспортом к объектам туристского показа и интереса;
3) Готовит путевую информацию;
4) Составляет перечень досуговых мероприятий;
5) Посещает гостиницу - место проживания туристов, знакомится с ее структурой, услугами, досуговыми центрами и т.д;
6) Знакомится с точками питания;
7) Накануне прибытия фирмы нужно уточняет адрес и время подачи автобуса, его бортовой номер;
8) РТГ должен раздобыть телефон всех предприятий, участвующих в организации обслуживания туристов.

Организация размещения туристов происходит следующим образом. В размещение принимают участие РТГ сопровождающий, РТГ от принимающей фирмы и администратор гостиницы. РТГ принимающей турфирмы предъявляет администрации гостиницы направление на размещение и выяснят у администратора порядок оформления туристов. Сопровождающий предъявляет список туристов. Необходимо объявить туристам, что они:

1)Должны убедиться в соответствие инвентаря в номере его описанию;
2) Что некоторые услуги предоставляются дополнительно и оплачиваются наличными;
3) Что ущерб, причиненный туристам, возмещается за счет средств виновного;
4) Предупредить туристов, что после 24:00 туристы должны соблюдать тишину.

Организация питания туристов возможна осуществляться тремя способами:

1) По талонам подтверждения;
2) По разовым талонам;
3) Без применения талонов

Руководителю туристской группы необходимо помнить, что при составление программы обслуживания нужно учитывать то, что пункты питания должны находиться не далеко от места проживания. В противном случае туристам должен быть предоставлен трансфер. Порядок обслуживания питания:

Время обслуживания туристов

На завтрак в среднем 30 минут, обеды и ужины 40 минут

Ужин не позднее 19:30.

Отъезд туристов осуществляется с помощью трансфера, который организуется принимающей турфирмой, в сопровождение РТГ от принимающей турфирмы.

Оформление отчетных документов осуществляется в последний день обслуживания, в течение 2-3 дней составляется финансовый отчет. Перед окончанием поездки необходимо получить отзыв о поездки в письменном виде от туристов. Акт обслуживания- это основной документ при расчете расходов на маршруте между направляющей и принимающей турфирмами.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

История развития туризма в Таиланде. Общие требования для туристов. Необходимые документы для оформления визы. Анализ мероприятий, связанных с формальностями и безопасностью туристов. Запрещенные и разрешенные предметы и вещества для перевозки туристами.

курсовая работа , добавлен 01.03.2016

Брендинг как рыночная стратегия туриндустрии. Познавательная деятельность туристов как фактор информационной мотивации. Системный подход к проектированию информационного сопровождения в туристских путешествиях. Организация тура по Свердловской области.

дипломная работа , добавлен 22.02.2010

Средства транспортных путешествий в туризме. Специфические особенности и проблемы морских, речных, железнодорожных, автобусных путешествий и перевозки туристов воздушным транспортом. Организация транспортных услуг в гостиничных и туристских комплексах.

курсовая работа , добавлен 02.08.2010

Тур как основной вид продукта деятельности туристического оператора, его проектирование и формирование. Планирование мероприятий по продвижению и реализации тура. Услуги сопровождения, контроль и оценка туроперейтинга. Договорные отношения в туризме.

курсовая работа , добавлен 18.08.2011

Использование транспортных средств при туристических путешествиях. Классификация путешествий. Правила перевозки туристов воздушным, водным, железнодорожным и автомобильным транспортом. Международно-правовое регулирование отношений в области туризма.

учебное пособие , добавлен 11.08.2010

Классификация гостиниц. Организация питания в туризме. Технологическая система обеспечения питания туристов. Государственное регулирование туризма в Узбекистане. Понятие и виды деятельности и турагентства. Договорные отношения.

шпаргалка , добавлен 28.04.2006

Обеспечение безопасности туризма. Правила организации туристских поездок, экскурсий. Качество обслуживания и способы его регулирования в турфирме. Контроль действий туристов на маршруте. Организация досуга туристов. Информационное сопровождение туриста.

отчет по практике , добавлен 17.04.2015

Режим питания итальянцев, англичан, шотландцев и ирландцев. Подбор вин, соусов, сортов хлеба. Подбор меню для испанских и португальских туристов. Кулинарные предпочтения туристов из Франции. Особенности питания и любимые блюда туристов из восточных стран.

А) подготовительный
Б) заключительный
В) маршрутный
Г) обобщающий

А) Отправление туристов

Г) Инструктаж туристов

А) Отправление туристов

Г) Выполнение программы маршрута

А) да
Б) нет
9. Верно ли утверждение: если турист приобретает еще какую-либо услугу к оплаченному туру, эта услуга становится дополнительной:
А) да
Б) нет
10. Верно ли утверждение, что в групповых турах программа формируется в соответствии с пожеланиями клиента:
А) да
Б) нет

Б) Разработка рекомендаций по совершенствованию туров
В) Выполнение программы маршрута

4. Укажите, какие виды работ включает заключительный этап организации тура:
А) Оформление отчета о выполнении тура
Б) Выполнение программы маршрута
В) Разработка рекомендаций по совершенствованию туров
Г) Инструктаж туристов

Б) отправляющей турфирмой

Для взрослых групп туристов наличие сопровождающего (руководителя) не обязательно, но желательно. Единых требований к количеству человек в группе на одного сопровождающего (руководителя) нет. Это зависит от принимающей стороны, т.е. предварительно оговаривается количество льготных мест для сопровождающих. (Например, каждая 11 или 21 путевка бесплатна. Соответственно, на 10 или 20 туристов должен приходиться один сопровождающий (руководитель). Для туристских детских групп свыше 20 человек, как правило, присутствуют два педагога или один сопровождающий (руководитель), в особых случаях - медработник.)

Обязанности сопровождающего.

1- Рассадка в транспортное средство, ее корректировка в случае необходимости.

2. Прохождение КПП на границах, предоставление документов. В случае возникновения на границе претензий к туристам со стороны пограничников - регулировать эти конфликты (решить вопросы уплаты штрафов, отправки туристов домой при нарушении паспортно-визового режима), сообщить об этом на туристское предприятие.

4. Предоставление в дороге оговоренных ранее услуг (чай, кофе, видеопрограммы, остановки в пути, путевая информация). Это больше касается сопровождения автобусных туров.

5. Сопровождение до места получения туруслуги.

6. Передача всех необходимых документов руководителю группы по прибытии.

Обязанности руководителя группы.

1. Встреча группы.

2. Расселение в соответствии с оплатой.

3. Уведомление группы о часах дежурства руководителя с целью разрешения возможных проблем, конфликтов.

4. Предоставление своевременной информации о дополнительных услугах и возможных изменениях в программе тура.

5. Урегулирование конфликтных ситуаций с представителями принимающей стороны и

6. Связь со страховой компанией или с ее представителями в случае наступления страхового события и при необходимости организация доставки туриста домой.

7. Наблюдение за выполнением программы пребывания, информирование турпредприятия о некачественной работе партнеров.

Некоторые особенности имеет оказание услуги сопровождения для индивидуальных туристов. Совершенно очевидно, что к индивидуальному туристу невозможно приставить руководителя или сопровождающего (за исключением услуг сопровождения в бизнес-турах), да к тому же сами туристы будут зачастую воспринимать подобные попытки как желание ограничить их индивидуальный отдых. Поэтому в качестве услуги сопровождения индивидуальным туристам предоставляется дополнительная информация о том, кто представляет интересы туристской компании в той или иной стране, как и с кем связаться в случае каких либо происшествий или недоразумений, а также поддерживается постоянная связь с ними со стороны туристской компании. Сопровождение индивидуальных туристов требует особенно внимательного отношения к организации процесса коммуникаций.

Может ли руководитель лишить премии или уволить за опоздание? Сейчас разберемся.

По дороге на работу нас многое может задержать — домашние дела, дети, пробки… Кто-то из руководителей закрывает на это глаза, а кто-то грозит самыми суровыми дисциплинарными мерами. Имеют ли они на это соответствующие полномочия?

За опоздание — расстрел

Сразу отметим, что ТК РФ трактует опоздание как нарушение трудовой дисциплины и серьезный дисциплинарный проступок, за который к нарушителю можно применять различные санкции. Если опоздания повторяются систематически, то директор может применить взыскание в соответствии со статьей 192 ТК РФ. То есть объявить нерадивому сотруднику замечание, выговор или уволить.

Можно ли опоздать на 10 минут

А вот если вы опоздали три раза на 10 минут, то это может заставить ваше начальство применить к вам меры дисциплинарного характера, о которых говорилось выше.

Как наказывают за опоздание

Как правило, на первый раз руководитель ограничивается устным предупреждением, но если ситуация повторяется, он вправе потребовать от опоздавшего объяснительную записку. Если же сотрудник опаздывает систематически, то работодатель может объявить ему замечание, выговор или вообще уволить. При этом причина увольнения — нарушение дисциплины или распорядка — может быть занесена в трудовую, что сильно затруднит дальнейшее трудоустройство.

Могут ли лишить премии за опоздание

В статье 192 четко регламентируется перечень дисциплинарных взысканий. Это, как уже говорилось, замечание, выговор и увольнение. То есть лишение премии или штраф за опоздание в законодательстве РФ не предусмотрены.

Однако эта статья допускает и другие дисциплинарные взыскания, которые предусмотрены уставами, положениями или другими внутренними документами организации. А вот там-то как раз и может находиться пункт о наказании рублем. Если такого пункта нет, лишение премии или денежный штраф незаконны, и это может стать поводом для обращения в суд.

Как избежать увольнения за опоздания

Чтобы не попасть в жернова дисциплинарных взысканий, нужно внятно аргументировать любую задержку. Любой руководитель примет ваше объяснение и оставит опоздание без последствий, если оно продиктовано уважительными причинами. Такими, к примеру, как болезнь, авария на транспорте, жилищно-коммунальное бедствие (поломка лифта, в котором вы ехали на работу, прорыв системы отопления), стихийное бедствие, внезапная болезнь близких родственников — жены или детей и связанный с этим вызов врача на дом. Уважения и, следовательно, доверия к таким уважительным причинам будет больше, если они подкреплены официальными бумагами — справками из ГИБДД, ТСЖ или больницы о том, что произошло ДТП, прорвало трубы или по вашему адресу в указанное время выезжал доктор.

Если вы видите, что опаздываете, предупредите по телефону своего начальника. Чем быстрее вы это сделаете, тем лучше. Возможно, пока вас нет на работе, он уже мысленно расправился с вами самым кровожадным способом, и любые ваши аргументы по приходу на работу, даже самые убедительные, будет воспринимать в штыки.

Если обратиться в суд

Если все же руководитель решил уволить вас за систематические нарушения режима, можно опротестовать это решение в суде. Успешно защитить свое право на труд можно в том случае, когда не все ваши опоздания документально зафиксированы. Например, босс указал вам на дверь после второго опоздания, но в первый раз он сделал вам только устное предупреждение, никаких письменных доказательств (вашей объяснительной, например) у него нет.

А суд, как известно, не принимает во внимание неубедительные аргументы. Или, допустим, одно из этих опозданий имело под собой уважительную причину, подтвержденную официальной справкой, например, из жилищной конторы. Также суд может восстановить ваше доброе имя, если, допустим, вы опоздали на работу без уважительной причины дважды, но между первым и вторым проступком прошло не менее 12 месяцев.

1.2. На должность руководителя туристической группы принимается лицо с высшим профессиональным образованием, дополнительной подготовкой, стажем организаторской работы в сфере туризма и путешествий не менее 3 лет, либо средним специальным образованием, дополнительной подготовкой, стажем работы в сфере туризма и путешествий не менее 5 лет, прошедшее специальный инструктаж у должностного лица, ответственного за эксплуатацию маршрута, по которому направляется туристская группа.

1.3. В период отсутствия руководителя туристической группы его обязанности возлагаются в установленном порядке на его заместителя, несущего полную ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

1.4. Руководитель туристической группы находится в подчинении у

1.5. В своей деятельности руководитель туристической группы руководствуется:

-правилами трудового распорядка;

-нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

-методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

-приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);

-данной должностной инструкцией.

1.6. Руководитель туристической группы должен знать:

-нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление туристской

-правила пребывания в странах, по которым проходит маршрут;

-схемы работы с консульствами (посольствами), отелями, гостиницами, транспортными, иными организациями;

-основы туристического права;

-программу и условия обслуживания туристической группы в каждом пункте маршрута (правила и порядок проезда, размещения и питания туристов, план экскурсионного обслуживания);

-язык страны, по которой проходит маршрут, или английский язык;

-основы грамматики, лексики и фонетики, терминологию и аббревиатуры, принятые в туристской индустрии;

основы экономики и менеджмента;

-основы трудового законодательства;

-теорию межличностного общения;

-правила оформления документов, связанных с обслуживанием туристов на конкретном маршруте, и составления отчетов;

-условия заключенных договоров;

-маршрут, по которому направляется туристическая группа;

-нормы и правила охраны труда и пожарной безопасности.

На руководителя туристической группы возлагаются следующие функции:

2.1.Подготовка отчета о поездке руководителю предприятия.

2.2.Информирование туристов по вопросам, касающимся пребывания в иностранном государстве.

2.3.Осуществление работы по предоставлению туруслуг туристам.

2.4.Организация прохождения туристами паспортного и таможенного контроля.

2.5.Оформление документов (ваучер, отчет).

2.6.Хранение документов туристов, переданных для организации их обслуживания.

3. Должностные обязанности

Руководитель туристической группы обязан:

3.1.Организовывать прохождение туристами паспортного, таможенного и иного контроля в пункте назначения при въезде в зарубежную страну, а также выезде из нее.

3.2.Контролировать выполнение утвержденной программы и условий обслуживания туристской группы.

3.3.Выполнять работу по предоставлению туристам пакета туруслуг и координировать их выполнение сторонними организациями.

3.4.Участвовать в маркетинговых исследованиях, разработке программ, методик проведения и обслуживания туров, экскурсий, путешествий и пр.

3.5.Проводить организационное собрание туристической группы.

3.6.Оформлять соответствующие документы (отчет, ваучер и пр.).

3.7.В случае недолжного выполнения принимающей стороной условий обслуживания незамедлительно информировать руководство агентства об отклонениях от программы.

3.8.В случае заболевания туриста (туристов) совместно с представителем принимающей стороны и страховой компании принимать срочные меры по оказанию медицинской помощи.

3.9.Всегда находиться с туристической группой и оказывать содействие принимающей стороне в проведении организационных мероприятий по приему и обслуживанию туристов.

3.10.Информировать туристов по вопросам, которые касаются правил въезда, пребывания и размещения в принимающей стране.

3.11.Контролировать и координировать качество обслуживания туристов принимающей стороной.

3.12.При возникновении чрезвычайных обстоятельств (военных действий, стихийных бедствий, забастовок и пр.) связываться с консульством (посольством) принимающей стороны и специальными органами, созданными в связи с чрезвычайными ситуациями, собирать группу и проводить инструктаж по обеспечению безопасности здоровья и жизни туристов.

3.13.Принимать меры по предупреждению или разрешению конфликтных ситуаций в группе, с местным населением, представителями правоохранительных и иных органов.

3.14.Хранить документы, переданные туристами для организации обслуживания.

3.15.Организовывать возвращение туристов на отправную базу.

3.16.Подготавливать и сдавать отчет о туристической поездке руководителю туристской организации.

3.17.Оформлять в установленном порядке ваучеры на обслуживание туристических групп, а также опросные листки.

3.18.Давать туристам информацию о возможности возникновения факторов риска на каждом конкретном маршруте.

Руководитель туристической группы вправе:

4.1. Требовать от руководства предприятия помощи в выполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

4.2. Получать от специалистов и руководителей структурных подразделений, информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.

4.4.Вносить на рассмотрение руководства предложения, направленные на

усовершенствование работы, связанной с обязанностями согласно данной инструкции.

4.5. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (в случае, если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет, то только с разрешения руководителя предприятия).

5. Ответственность

Руководитель туристической группы ответственен:

5.1.За невыполнение (недолжное выполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных действующим трудовым законодательством РФ .

5.2.За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения

в определенных действующим уголовным, административным и гражданским

законодательством Российской Федерации.

5.3.За причинение материального вреда в определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

Какими документами, кроме акта, можно фиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте? Есть ли разница между актами об отсутствии и об опоздании работника? Какой состав привлеченных свидетелей можно считать идеальным? Как быть, если работник отказывается ставить свою подпись об ознакомлении с актом? Почему так важно выяснить причину опоздания и как это сделать при помощи документов? И в завершении – ряд рекомендаций, которые пригодятся, если опоздали вы сами.

Документальное оформление факта опоздания на работу

В прошлом номере журнала мы разобрались, что следует считать опозданием на работу. Сейчас предлагаем приступить к следующему вопросу: каким образом такие опоздания могут быть зафиксированы? Как правильно составить документы, подтверждающие факт опоздания. Без них принятие мер к нарушителю трудовой дисциплины может повлечь неблагоприятные последствия для самого работодателя, если работник будет оспаривать факт опоздания на работу, например, в судебном порядке или путем обращения в инспекцию труда.

Варианты организации контроля за соблюдением трудовой дисциплины

Во многом порядок составления фиксирующих документов зависит от действующей в организации системы контроля соблюдения трудовой дисциплины. Если она не налажена, отследить и зафиксировать факт опоздания будет сложно.

Содержание оформляемых документов в некоторой части зависит от того, каким именно образом обнаружен факт неявки работника на работу в установленное время. Поэтому кратко остановимся на возможных вариантах:

Во-первых, в зависимости от того, кто данный контроль осуществляет, все методы контроля соблюдения трудовой дисциплины в организации условно можно разделить на следующие виды:
- централизованный – когда контроль соблюдения установленных правил, касающихся рабочего времени, возложен на отдельное структурное подразделение (например, эти функции могут быть поручены кадровой службе) или должностное лицо организации (например, табельщик);
- децентрализованный – когда руководитель каждого структурного подразделения самостоятельно следит за соблюдением трудовой дисциплины подчиненными работниками и, при необходимости, инициирует вопрос о применении мер к ее нарушителям;
- смешанный – когда отдельные функции по контролю соблюдения подчиненными работниками режима работы возложены на руководителя подразделения, а общие вопросы трудовой дисциплины решаются централизованно.
- структурные подразделения и/или должностные лица, ответственные за выявление нарушений трудовой дисциплины в части своевременного появления работников на работе;
- какие действия следует осуществлять в случае выявления подобного нарушения.
Общие рекомендации

Однако при любом развитии событий есть некоторые общие моменты, которые необходимо знать и учитывать при составлении документов на стадии фиксации факта опоздания.

Если вы обнаружили факт опаздания работника и намерены в дальнейшем наказать его за это, то документальное оформление факта опоздания становится обязательным. В противном случае у организации не будет доказательств, подтверждающих данное обстоятельство, а на словах ни один проверяющий или судебный орган работодателю не поверит. Ведь бремя представления доказательств нарушения трудовой дисциплины работником возложено законом и судебной практикой именно на работодателя!

Важно установить причину опоздания на работу. Для этого, а также чтобы иметь в дальнейшем законную возможность применить меры дисциплинарного воздействия, необходимо запросить у работника письменные объяснения.

Акт – документ главный, но не единственный!

Трудовое законодательство не содержит указания на документы, которые должны быть составлены для подтверждения факта прихода на работу с опозданием. Поэтому сказать, что в каждом конкретном случае необходимо составлять строго определенный документ, нельзя.

На практике при выявлении данного факта составляются акты за подписями 2-3 работников организации, которые впоследствии смогут подтвердить отсутствие работника в установленное время на работе.

Что касается самих актов, то их название в принципе значения не имеет. Это может быть акт об отсутствии работника на рабочем месте, акт об опоздании на работу. Главное, чтобы обстоятельства опоздания были надежно и подробно зафиксированы.

Давайте разберем, как составляются подобные и сопутствующие им документы.

Составлению акта предшествуют, как правило, различные действия, которые также целесообразно оформить документально. С одной стороны, чем больше документов будет составлено, тем сложнее будет работнику оспорить факт опоздания, если оно реально имело место. А с другой, с точки зрения объективности, не придется в последующем восстанавливать в памяти события, которые имели место в день опоздания, и не будет допущено искажение фактов.

Порой составление акта может оказаться нецелесообразным, исходя из сопутствующей опозданию обстановки и систем контроля за соблюдением трудовой дисциплины, используемой в компании. Так, если в организации используется централизованная система контроля соблюдения режима рабочего времени, то факт явки на работу может отмечаться:
- в журналах (например, каждый работник может быть обязан сделать отметку в журнале по приходу на работу с указанием даты и времени прихода, удостоверив эти сведения своей личной подписью 1 , либо такую отметку за своей подписью делает специальный сотрудник, которому поручено фиксировать время явки работников),
- с помощью специальных систем контроля и управления доступом (СКУД, как правило, включает электромагнитные замки, считывающие устройства, домофоны, сигнализирующие устройства, контроллер (устройство, содержащее базу данных и управляющее остальными компонентами системы), консоль администратора (пульт управления системой на базе ПК)). Такие системы позволяют не только не допускать проникновения посторонних на охраняемую территорию, но и в оперативном порядке фиксировать и учитывать время явки сотрудников на работу.
И если кто-то не явился на работу в установленное время, работник, ответственный за осуществление контроля, оперативно фиксирует данный факт в том же журнале (или распечатке данных СКУД) и докладной записке на имя уполномоченного руководителя.

Однако не все организации могут похвастаться наличием отлаженно функционирующей системы такого контроля, поскольку это требует специальных технических средств и дополнительного персонала. Поэтому во многих случаях такой контроль может проводиться хоть и централизовано, но выборочно. Допустим, в отдельные дни работники кадровой или иной уполномоченной службы 2 будут проводить обход или иным образом выявлять, кто находится на работе, а кто отсутствует. Затем, также в оперативном порядке, может быть составлена докладная записка на.

Читайте также: